Kas Kecil (Petty Cash) dan Kas di Bank (Cash in Bank)

Kas Kecil (Petty Cash) dan Kas di Bank (Cash in Bank)

Pengertian Kas

• Kas merupakan suatu aktiva lancar yang meliputi uang logam, uang kertas dan pos-pos lain yang dapat digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi
• Kas merupakan harta paling lancar (aktiva paling liquid) bagi perusahaan. Kas juga merupakan harta yang paling ringkas sehingga pengamanan terhadap kas perlu dilakukan seketat mungkin, untuk menghindari kebocoran yang akan merugikan perusahaan.

Kas dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:

• Kas Kecil (Petty Cash / Cash on Hand)

Merupakan uang kas yang ada dalam brankas perusahaan yang digunakan untuk membayar dalam jumlah yang relatif kecil misalnya pembelian perangko, biaya perjalanan, biaya telegram, biaya taxi dan pembayaran lain dalam jumlah kecil.

• Kas di Bank (Cash in Bank)

Merupakan uang kas yang dimiliki perusahaan yang tersimpan di Bank dalam bentuk giro/bilyet dan kas ini dipakai untuk pembayaran yang jumlahnya besar dengan menggunakan check.

A.   Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan  kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan  setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.

B. Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1.    Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.

2.    Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.

3.    Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

C.  Pembayaran Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1.    Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran

2.    Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf

3.    Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil

4.    Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

D. Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1.    Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas

2.    Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.

3.    Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

E. Metode pencatatan Kas Kecil 

      Metode Imprest

     Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1.    Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

2.    Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 

3.    Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

• Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
• Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

 contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut :

1	Kas Kecil		Rp xxx,-
		Kas		Rp xxx,-
	(Jurnal Untuk Mencatat Pembentukan Kas Kecil)
2	Pada saat terjadi pengeluaran pada kas kecil perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur pembelian atas sejumlah kas yang dikeluarkan. Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan mengisi kas kecil kembali
3	Beban Perlengkapan Kantor		Rp xxx,
	Beban Perangko		Rp xxx,
	Beban Representasi		Rp xxx,-
		Kas		Rp xxx,-
	(Jurnal mencatat beban perusahaan apabila perusahaan mengisi kas kecil kembali)
4	Kas		Rp xxx,-
		Kas Kecil		Rp xxx,-
	(Jurnal Untuk penutupan Kas Kecil Perusahaan pada akhir periode)

Metode Fluktuasi

      Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

•  Kas Kecil                                   Rp. xxx

         Bank                                                                 Rp. xxx

     (mencatat pembentukan Dana Kas Kecil)

• Beban langganan Surat Kabar     Rp. xxx

Kas Kecil                                     Rp. xxx 

(Mencatat pembayaran Langganan surat Kabar Pada Surat kabar “langganan”)

•  Beban Listrik                         Rp. xxx

         Kas Kecil                                                     Rp. xxx

    (membayar beban Listrik)

• Kas Kecil                           Rp. xxx

      Bank                                                                Rp. xxx

(Mencatat pengisian Kembali kas kecil)    

  F. Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut:

1.    Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.

2.    Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.

3.    Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap)

Prosedur untuk mengisi kembali kas kecil dengan metode imperest fund system:

1.    Kas kecil dihitung oleh seorang petugas dari bagian akuntansi. Jumlah perintah pengeluaran kas kecil ditambah dengan sisa uang yang ada harus sama dengan jumlah pada saat pembentukan.

2.    Semua perintah pengeluaran kas kecil diperiksa untuk memastikan bahwa pengeluaran -pengeluaran itu telah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang dan bahwa pengeluaran-pengeluaran itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.    Perintah pengeluaran kas kecil diberi tanda tertentu agar bukti tersebut tidak dapat digunakan lagi untuk pengeluaran kas kecil di kemudian hari.

4.    Perintah pengeluaran kas kecil dikelompokkan berdasarkan rekening-rekening biaya yang ada dalam buku besar.

Sistem pencatatan dan metode penilaian dari kas kecil dan kas di Bank berbeda. Kas di Bank digunakan prosedur rekonsiliasi bank yang dilakukan secara periodik antara pihak perusahaan dengan pihak Bank. Sedangkan kas kecil, terdapat dua metode pencatatan, yaitu:

• Imperest fund system (sistem dana tetap)

Dalam sistem ini, kas kecil diupayakan memiliki dana yang tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas kecil tidak mencukupi kebutuhan yang diperlukan sehari-hari, maka perlu ada penambahan jumlah kas kecil. Atau perusahaan menganggap kas kecil terlalu besar, maka perlu dikurangi. Sehingga perusahaan perlu membuat kebijakan baru yang berkaitan dengan jumlah kas kecil yang ada di perusahaan, yaitu dengan melakukan penyesuaian untuk menambah atau mengurangi jumlah kas kecil.

• Fluctuation fund system (sistem dana berubah)

Dalam metode ini, jumlah kas kecil tidak harus tetap, tetapi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan, misalnya pada waktu membuat suatu kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kecil, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang jumlahnya kecil dan kemudian diisi kembali. Jika dalam sistem dana tetap, jumlah pengisiannya harus sebesar kas kecil yang telah digunakan sehingga saldo akhirnya akan sama dengan pada waktu pertama kali kas kecil dibuat, sedangkan dalam sistem dana berubah, jumlah pengisiannya tidak harus sama dengan jumlah yang telah digunakan, tetapi boleh lebih atau kurang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Perbedaan cara pencatatn fluctuation fund system dan imperest fund system:

Pada saat kas kecil dibelanjakan

• System imperest

Sistem imperest pada saat dibelanjakan tidak perlu dijurnal (no entry), artinya cukup membuat catatan kecil yang tujuannya untuk menghitung jumlah kas kecil yang masih tersedia. Akan tetapi membuat bukti pembayaran dan menyimpannya sebagi bukti. Sehingga apabila suatu saat dana kas kecil diperiksa (petty cash opname), pemegang dana kas kecil dapat mempertanggungjawabkan mengenai sisa yang ada ditambah jumlah bukti pembayaran yang telah dilakukan jumlahnya harus sama dengan dana tetap kas kecil.

• System fluktuasi

Pada sistem fluktuasi harus dicatat semua jenis pengeluaran yang berasal dari kas kecil.

Pada saat kas kecil diisi kembali

• System Imperest

Sistem imperest mengklasifikasikan rekening yang sejenis sesuai dengan rekening buku besar. Pengisian kas kecil harus sesuai dengan kebijakan perusahaan, yaitu batas minimum yang harus diisi, sehingga jumlah kas kecil setelah diisi harus sama dengan kas kecil pada saat terbentuk.

• System fluktuasi

Sistem fluktuasi tidak perlu mencapai batas minimum dan jumlahnya tidak perlu tetap. Artinya perusahaan boleh mengisi kapan dan jumlah sesuai dengan kebutuhan kas kecil.

Cara Penjurnalan:

Keterangan                  Imperest fund system      Fluctuation fund system

Saat pengisian atau               Petty Cash                         Petty Cash

pembentukan                               Cash                                 Cash

Pemakaian kas kecil               No entry                           Expense

                                                                                         Petty Cash

Pengurangan kas kecil            Cash                                 Cash

                                                  Petty Cash                       Petty Cash

Penambahan kas kecil             Petty Cash                        Petty Cash

                                                 Cash                                Cash

Pengisian kembali kas kecil     Expense (*                       Petty Cash

                                                 Cash                                Cash

(* : Rekening yang sama dijumlahkan

Rekonsiliasi bank

Rekonsiliasi bank yaitu membuat suatu analisa hal-hal yang menimbulkan perbedaan antara catatan perusahaan mengenai simpanannya di bank dengan catatan yang disajikan oleh petugas bank.

Perusahaan secara periodik (misalnya setiap akhir bulan) akan menerima catatan-catatan secara terperinci dari banknya yang disebut rekening koran. Dari laporan yang diterima akan diketahui berapa saldo simpanan perusahaan tersebut di bank yang bersangkutan dan selanjutnya sekaligus dapat dicocokkan dengan catatan-catatan yang

dibuat oleh perusahaan sendiri.

Sering terjadi antara saldo simpanan menurut laporan bank dengan catatan perusahaan terdapat perbedaan. Perbedaan ini akan dianalisa dan selanjutnya akan disusun suatu laporan yang dinamakan Bank Rekonsiliasi. Hal-hal yang biasanya menyebabkan perbedaan antara nilai sisa di bank dengan nilai sisa buku adalah :

1.Hal-hal yang sudah dicatat oleh perusahaan tetapi belum dicatat oleh bank :

a.Setoran dalam perjalanan (deposit in transit)

Perusahaan telah mencatat setoran ini tetapi bank belum mencatat, karena setoran tersebut belum sampai ke bank atau belum sempat dicatat misalnya baru dicatat tanggal berikutnya. Supaya sama catatan yang ada di bank dan di perusahaan, maka bank harus mencatat sebagai penambahan setoran sebesar jumlah yang telah dicatat oleh perusahaan.

b.Cek dalam peredaran (outstanding check).

Cek ini sudah dikeluarkan oleh perusahaan dan dicatat dalam buku perusahaan tetapi belum disampaikan oleh pemegang cek atau belum dibayarkan oleh bank, sehingga catatan yang ada di bank dan di perusahaan tidak sama. Supaya sama maka bank harus mencatatnya sebagai pengeluaran/ mengurangi jumlah saldo yang dimiliki oleh perusahaan.

2.Hal-hal yang telah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan :

a.Inkaso. Bank kadang-kadang menerima uang untuk kepentingan nasabah. Banyak perusahaan yang mempunyai pelanggan yang langsung membayar ke rekening perusahaan di bank. Misalnya penagihan uang kas oleh bank atas wesel tagihan dan pendapatan bunganya untuk nasabah. Bank akan memberitahukan kepada nasabah mengenai penagihan yang dilakukannya ini di dalam rekening koran. Hal ini

menyebabkan perbedaan catatan yang ada di perusahaan dengan bank, karena bank

telah mencatat atau menambahkan hasil tagihan dan bunganya sedangkan perusahaan belum mengetahui dan belum mencatat, baru mengetahui setelah memperoleh laporan rekening koran. Supaya sama catatan yang ada di perusahaan dan di bank, maka perusahaan harus menambah jumlah yang telah dicatat oleh bank.

b.Pendapatan bunga atas rekening checking.

Banyak bank membayar bunga kepada nasabah yang memiliki nilai sisa yang cukup banyak di dalam rekeningnya. Bank akan memberitahukan kepada nasabah mengenai bunga ini di dalam rekening koran. Karena perusahaan belum mencatat, maka perusahaan perlu menambahkan

sejumlah bunga yang telah dicatat oleh bank.

c.Biaya bank

Biaya ini dibebankan kepada perusahaan karena bank telah

memberikan jasa pada perusahaan misalnya bank melakukan penagihan kepada nasabah. Biaya penagihan telah dicatat oleh bank, tetapi perusahaan belum data/akuntansi keuangan II/kas kecil dan rekonsiliasi bank 11mengetahui dan baru mengetahui setelah ada laporan rekening koran dari bank, sehingga terjadi perbedaan antara catatan yang ada di bank dan di perusahaan. Supaya sama maka perusahaan harus mencatat sejumlah bunga yang dibebankan oleh bank yaitu dengan mengurangi saldo yang ada di perusahaan.

d.Cek kosong (non suffecience fund).

Perusahaan telah menerima check dari langganan dan telah mencatat sebagai hasil penagihan piutang misalnya kemudian cek tersebut dikirimkan ke bank untuk mencairkan atau menambah simpanan, setelah diteliti ternyata check tersebut kosong dan ditolak oleh bank (bank tidak melakukan pencatatan). Mengenai penolakan ini belum sempat dilaporkan ke perusahaan, setelah perusahaan mengetahui bahwa cek tersebut kosong, perusahaan harus mengembalikan cek tersebut. Maka yang tadi telah dicatat oleh perusahaan sebagai penambahan saldo dikurangi lagi supaya nilainya menjadi nol dan perusahaan masih memiliki piutang kepada langganannya.

e.Kesalahan yang dilakukan baik oleh bank maupun perusahaan Kesalahan ini dapat berupa kesalahan dalam angka ataupun kesalahan dalam rekening dan untuk menyamakan harus dilakukan jurnal koreksi baik koreksi nama rekening maupun koreksi jumlah angka. Dan untuk angka mungkin akan menambah saldo atau mungkin akan mengurangi saldo baik yang ada di perusahaan maupun yang ada di bank.

 Sekian dari sedikit pelajaranku diakuntansi smkn1 

Terima kasih^^