Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur

Latar belakang penyusunan standar operasional prosedur

Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.

Pengertian Standar Operasional Prosedur

1.        Pengertian dari Standard (Standar)

“Something used as a measure, norm, or model in comparative evaluations”

Sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma, atau model dalam evaluasi komparatif.

2.        Pengertian dari Operating (Operasional)

“Control the functioning of (a machine, process, or system)”

Mengontrol fungsi (mesin, proses, atau sistem).

3.       Pengertian dari Procedure (Prosedur)

“An established or official way of doing something”

Cara yang tersusun atau resmi melakukan sesuatu.

Jadi pengertian dari Standar Operasional Prosedur ialah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan  sesuai dengan  fungsi  dan  alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Di sadur dari artikel website Universitas Kristen Petra, terdapat beberapa Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1. SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi. (EPA, 2001)

2. SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. (FEMA, 1999)

3. SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. (Lingappan, 2000)

4. SOP adalah suatu panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. (Developing, 2003)

Contoh Standar Operasional Prosedur

Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, bentuk dan jenis SOP yang dibuat harus sesuai dengan budaya dan sistem organisasi itu sendiri.  Kalau ada Contoh SOP perlu di sesuaikan kembali agar cocok dengan lingkungan organisasi kita. dikarena kan tujuan dari pembuatan SOP ini adalah untuk memudahkan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak.  Menurut Stup (2001), ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.

2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.

3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.

4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda. Ada beberapa symbol-simbol dari flowchart ini yaitu :

 

Fungsi, Tujuan dan Manfaat Standar Operasional Prosedur

1.     Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan

2.     Adanya standarisasi kegiatan

3.     Membantu dalam pengambilan keputusan

4.     Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi

5.     Mengarahkan suatu pekerjaan kepada konsep yang jelas

Dasar Hukum SOP

1.      Undang-undang  Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063)

2.      Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan (lembaran Negara Repulik Indonesia tahun 2009 nomor 152 , tambahan lembaran Negara nomoor 5071)

3.      Permen PAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 

 Hehe ini hanya sekilas dari tugasku tentang SOP (standar operasional prosedur)

saling share aja hehehe..